Viết email công việc sao cho hiệu quả?

Ảnh: LYNDA

Ngày nay, ngoài những nhu cầu viết lách đặc thù, email là phương tiện liên lạc phổ biến hơn cả khi chúng ta muốn trao đổi rõ ràng về vấn đề nào đó.

Vậy nên trong khuôn khổ bài viết, chúng tôi lược trích những "bí kíp" viết email bàn công việc được đúc rút từ kinh nghiệm của hai tác giả Kenneth Roman và Joel Raphaelson.

Đây là hai cựu lãnh đạo của công ty quảng cáo và PR Ogilvy & Mather (Mỹ). Ông Roman từng là giám đốc điều hành của công ty này còn ông Raphaelson từng là giám đốc sáng tạo của hãng.

Đơn giản và chính xác

Trong quá trình viết, bạn rất dễ bị cuốn vào xu hướng phức tạp hóa câu chữ quá mức. Nếu thế, bạn sẽ lập tức mất độc giả.

Cách tốt hơn, và cũng dễ thực hiện hơn, là tập trung vào sự đơn giản và cảm giác tự nhiên của câu chữ.

Hãy viết những đoạn ngắn, câu ngắn và từ ngắn, nhưng tất nhiên vẫn phải đảm bảo ý nghĩa gãy gọn.

Hãy học báo Wall Street Journal để luôn giữ cho các đoạn trong bài viết của bạn ngắn. Thay những từ dài bằng những từ ngắn nếu đồng nghĩa và phù hợp. Chẳng hạn, có thể thay từ "sử dụng" thành "dùng", v.v…

Cảm giác tự nhiên trong cách viết là điều rất cần. Đó là lý do vì sao bạn nên viết như nói và tránh dùng những thuật ngữ có thể gây hiểu lầm. Chẳng hạn, thay vì viết "số lập luận nhiều gấp 5", hãy viết "có 5 lập luận".

Viết tự nhiên cũng có nghĩa là tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành và kỹ thuật. Bạn càng dùng nhiều ngôn ngữ chuyên ngành, nguy cơ gây hiểu lầm càng lớn.

Một nguyên tắc cơ bản để duy trì mọi thứ chính xác và tự nhiên là hãy thay thế hoặc loại bỏ những từ không cần thiết ở mức tối đa.

Chẳng hạn thay vì viết "tại thời điểm này", bạn chỉ cần viết "lúc này" là đủ.

Nếu bạn cần thêm động lực, hãy nhớ tới nhà văn nổi tiếng Mark Twain. Ông là người tuyệt đối tin rằng việc cắt bớt câu chữ sẽ tăng thêm năng lượng cho tác phẩm. Vì lẽ đó, cứ ba từ ông lại cắt một từ.

Càng cụ thể, chính xác càng tốt

Hộp thư của hầu hết mọi người hiện nay đều luôn trong tình trạng quá tải. Bởi thế nên ai cũng thích những email ngắn gọn, súc tích.

Nhưng làm sao để bạn có thể viết các email khiến người nhận phải chú ý ngay?

Hãy chăm chút cho dòng tiêu đề (Subject) của email. Đó là cơ hội duy nhất để bạn tách mình khỏi phần còn lại của Hộp thư. Dù chọn cách viết trang trọng hay thân mật, dòng này phải có nội dung thu hút sự quan tâm của người đọc.

Kế tới là giọng điệu của bạn. Đây là một phương diện chủ chốt khác vì giọng điệu trong khi trao đổi thư điện tử rất dễ bị hiểu lầm.

Phần tiêu đề và phần kết thúc email là hai khu vực đắc địa nhất để bạn kiến tạo giọng điệu tích cực chung cho toàn bộ email.

Chẳng hạn, bạn có thể bắt đầu email với dòng tiêu đề "Cảm ơn mọi người rất nhiều!" và kết thư bằng dòng "Chúc vui vẻ!".

Thủ thuật thứ 3 là mau chóng đi vào nội dung chính của bức thư. Để làm vậy, bạn cần cố gắng cắt đi một nửa những gì thoạt đầu định viết.

Cuối cùng, sự lịch thiệp là yếu tố quan trọng. Nếu bạn muốn người nhận email hành động, đừng liệt kê ra nhiều hơn một địa chỉ email nhận thư. Cách đó sẽ khiến trách nhiệm hành động bị "làm mờ" giữa nhiều người.

Nếu bạn đang muốn hỏi điều gì cụ thể, nên bắt đầu với nội dung muốn hỏi, giải thích lý do và bày tỏ kỳ vọng của bạn. Cũng nên nói rõ hành động cụ thể bạn mong muốn từ người nhận.

Theo đó, thay vì chỉ kết thư bằng câu "mong nhận được thông tin hồi đáp từ quý vị", hãy viết "xin vui lòng thông báo lại cho chúng tôi biết quyết định của quý vị trước ngày 8-6".