31/12/2024 09:14 GMT+7

TP.HCM yêu cầu giữ nguyên trạng hồ sơ, tài liệu khi chia tách, sáp nhập

THẢO LÊ

UBND TP.HCM vừa có văn bản gửi các sở ban ngành, quận huyện yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ khi chia tách, sáp nhập.

Chủ tịch UBND TP.HCM yêu cầu các đơn vị khi bàn giao hồ sơ, tài liệu phải bàn giao đầy đủ, nguyên trạng toàn bộ hồ sơ về đơn vị mới, đảm bảo hoạt động tiếp nối liên tục, không gián đoạn. Làm rõ trách nhiệm của cá nhân được giao quản lý hồ sơ, người đứng đầu đơn vị được bàn giao và tiếp nhận.

Các đơn vị mới phải tổ chức hội nghị bàn giao, tiếp nhận hồ sơ trước sự chứng kiến của cấp trên trực tiếp. Việc bàn giao phải kịp thời, có sự tham gia đầy đủ của người trực tiếp quản lý tài liệu, người đứng đầu tổ chức bàn giao và tiếp nhận.

Người đứng đầu đơn vị cũ có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu; chỉ đạo việc lập, kiểm kê, thống kê hồ sơ và bàn giao cho đơn vị mới trong trường hợp chia tách, sáp nhập.

Người đứng đầu đơn vị mới có trách nhiệm bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận hồ sơ.

Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ, bảo đảm yêu cầu, chất lượng.

Cá nhân trong mỗi đơn vị có trách nhiệm bàn giao những hồ sơ, tài liệu đã được niêm phong cho người có trách nhiệm.

Với hồ sơ, tài liệu giấy thì người được giao quản lý phải có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm, bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

Đồng thời chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, kiểm kê, phân loại, thống kê thành mục lục, niêm phong tài liệu, nộp tài liệu cho người có trách nhiệm tại đơn vị cũ để bàn giao cho đơn vị mới.

Với hồ sơ, tài liệu điện tử, người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào hệ thống thông tin còn thiếu. Người quản lý hệ thống phần mềm của cơ quan đơn vị cũ có trách nhiệm bàn giao cho đơn vị mới.

UBND TP.HCM yêu cầu trong quá trình chỉnh lý, sắp xếp tài liệu cần chú ý đến các hồ sơ, tài liệu quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng, tài chính kế toán, thiết kế, kỹ thuật công trình, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và chế độ chính sách.

Trước ngày sáp nhập phường: Tất bật chuyển dời vẫn lo giải quyết hồ sơ cho dân

Trong những ngày cuối năm 2024, hàng ngàn cán bộ, công chức, chuyên viên từ 80 phường sáp nhập còn 41 phường mới tại TP.HCM tất bật vừa thu dọn tài liệu, vừa giải quyết thủ tục hành chính cho người dân không bị gián đoạn.