Cần chiến lược để sắp xếp danh sách việc cần làm một cách hiệu quả - Ảnh: Exceeders
Tạp chí Forbes chỉ ra các vấn đề phổ biến đối với danh sách việc cần làm và các chiến lược để khắc phục, giúp chúng ta sử dụng phương thức này hiệu quả hơn.
Quá tải và thiếu ưu tiên. Một trong những rắc rối phổ biến nhất của danh sách việc cần làm là có xu hướng trở nên quá tải. Một danh sách nhiệm vụ dài dằng dặc khiến ta cảm thấy lo lắng vì không biết bắt đầu từ đâu. Nếu không có sự ưu tiên hợp lý, ta thường nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, dẫn đến giảm năng suất và chất lượng công việc.
Thay vì làm một danh sách dài các nhiệm vụ, hãy ưu tiên phân loại các nhiệm vụ thành bốn cấp độ: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp và không quan trọng cũng không khẩn cấp. Điều này giúp bạn tối ưu thời gian, chia nhỏ mức độ ưu tiên của từng công việc.
Những kỳ vọng không thực tế. Danh sách việc cần làm khiến chúng ta cảm thấy có thể giải quyết hết mọi việc qua đánh số thứ tự các nhiệm vụ. Tuy nhiên, thường cuối ngày bạn chỉ hoàn thành được 2 trong số 10 việc cần làm. Lúc đó, bạn dễ cảm thấy mình vô dụng và căng thẳng vì không hoàn thành.
Hãy liệt kê các nhiệm vụ phù hợp tình hình thực tế thay vì dựa trên kỳ vọng và ước tính thời lượng giải quyết từng nhiệm vụ. Ngoài việc học quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể chia nhỏ các nhiệm vụ để giảm bớt áp lực.
Trì hoãn. Một số nhiệm vụ đơn giản mà việc thêm chúng vào danh sách việc cần làm chỉ thêm chiếm chỗ, gia tăng áp lực không cần thiết. Thử áp dụng "Quy tắc hai phút", nghĩa là với nhiệm vụ mất ít hơn hai phút để làm hãy hoàn thành ngay thay vì thêm vào danh sách. Quy tắc này giúp loại bỏ thay các nhiệm vụ nhỏ, giải phóng không gian cho tinh thần, giảm sự trì hoãn.
Bỏ bê việc chăm sóc bản thân và sức khỏe. Danh sách việc cần làm thường tập trung vào năng suất và thành tích nhưng quá tập trung vào giải quyết công việc trong thời gian dài có thể dẫn đến kiệt sức. Đừng quên các hoạt động chăm sóc bản thân và mục tiêu cá nhân vào danh sách việc cần làm. Chẳng hạn dành thời gian tập thể dục, nghỉ giải lao, kết nối xã hội. Đối xử bình đẳng các hoạt động này như nhiệm vụ liên quan đến công việc, bạn có thể cân bằng giữa hiệu suất và hạnh phúc cá nhân.
Đặt thời gian cho thói quen tập thể dục hoặc các bữa ăn, không bỏ qua chúng là thời gian bạn "sạc" năng lượng để xử lý hết danh sách việc cần làm trong ngày.
Thiếu linh hoạt. Danh sách việc cần làm trực tuyến hoặc qua ứng dụng cho phép bạn tùy chỉnh một cách linh hoạt thay vì phải bám sát như danh sách ghi trên giấy. Khả năng thay đổi việc cần ưu tiên giúp bạn làm việc thông minh hơn, tiết kiệm thời gian và thoải mái hơn.
Đăng ký tại đây
Bình luận hay