Do cần bốn bản sao y nên tôi đã nhờ cửa tiệm photo mỗi loại đúng bốn bản. Đến khi cán bộ phường trả lại hồ sơ, tôi đếm chỉ thấy còn ba bộ nên thắc mắc. Chị cán bộ giải thích là nếu tôi muốn chứng bốn bản sao thì phải photo năm bản, vì theo quy định phường sẽ lưu lại một bản. Tôi đành phải quay trở ra chỗ photocopy để nhờ photo thêm một bản nữa.
Thế là chỉ vì thiếu một bản sao cần thiết mà tôi phải quay lại một vòng, photocopy, ngồi chờ để được cán bộ phường xem bản sao, trình lãnh đạo ký. Thay vì chỉ phải ngồi chờ khoảng nửa tiếng, tôi mất cả tiếng mới làm xong bộ hồ sơ sao y trên.
 Phóng to |
| Người dân nộp hồ sơ chứng thực bản sao tại UBND phường 13, quận Tân Bình - Ảnh: Chi Mai |
Khi ngồi chờ, tôi thấy không chỉ mình tôi phải mất công đi photocopy thêm cho đủ số lượng giấy tờ, mà một thanh niên còn trẻ đến yêu cầu chứng thực chữ ký trên hai bản sơ yếu lý lịch để đi xin việc cũng được cán bộ phường yêu cầu phải photo thêm một bản nữa để phường lưu lại. Một số người cùng ngồi chờ chứng bản sao chung với tôi cho biết họ từng phải mất công đi photo thêm một bản để phường lưu lại như tôi, bởi không phải ai cũng biết quy định là phải photo dư một bản để cơ quan chứng sao y lưu lại.
Tìm hiểu, tôi được biết có một số UBND phường có dán thông báo về việc sẽ lưu giữ một bản sao nhưng nhiều nơi khác không hề có thông báo này nên người dân không biết. Chỉ đến khi nhận lại hồ sơ được chứng thực, người dân thấy thiếu một bản mới biết phường giữ lại vì quy định phải lưu trữ hồ sơ, nên nhiều người đã phải mất công đi photo thêm cho đủ số bản sao cần dùng. Chưa kể nhiều UBND phường xã không nằm gần cửa hàng photocopy, cũng không bố trí máy photocopy trong trụ sở UBND phường khiến việc photocopy thêm bản lưu cho phường tốn nhiều thời gian của người dân.
Nhẩm tính, chi phí cho mỗi trang photocopy là 500 đồng, nếu đi chứng sao y một bộ giấy tờ gồm hộ khẩu, chứng minh nhân dân, giấy chủ quyền nhà, hợp đồng mua bán nhà (tổng cộng khoảng 15 trang) thì số tiền người dân phải bỏ ra để photo bản lưu cho UBND phường là 7.500 đồng. Hiện nay, nhiều loại hồ sơ như xin việc, xin học, hợp thức hóa, sang tên nhà đất... đều đòi hỏi bản sao có chứng thực, nên số lượng giấy tờ bản sao mà người dân có nhu cầu chứng thực rất lớn. Điều đó đồng nghĩa với chi phí cho việc photo bản lưu để cơ quan chứng thực giữ lại cũng rất nhiều. Liệu có cần thiết? Hơn nữa, cứ cho việc lưu trữ hồ sơ là do quy định, nhưng đó là trách nhiệm của cơ quan chứng thực, sao lại bắt người dân phải bỏ tiền ra để photo bản lưu cho cơ quan nhà nước?
Chưa kể, với hàng ngàn, hàng triệu bản sao cần lưu trữ mỗi ngày thì các phường xã cũng phải tốn nhiều diện tích cho kho lưu trữ hồ sơ, chi phí tiêu hủy khi hồ sơ hết hạn lưu trữ chắc không nhỏ. Trong điều kiện khoa học công nghệ phát triển hiện nay, sao không áp dụng việc lưu trữ hồ sơ bằng điện tử, mã vạch vừa nhanh gọn vừa đỡ tốn kém cho người dân?
|
Sẽ nghiên cứu giải pháp thuận tiện hơn Ông Trần Văn Bảy, trưởng phòng bổ trợ tư pháp Sở Tư pháp TP.HCM, cho biết: Theo quy định tại nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì khi cấp bản sao từ bản chính, cơ quan có thẩm quyền cần phải ghi vào sổ và lưu trữ một bản sao tại cơ quan đó. Thời hạn lưu trữ là hai năm. Việc cơ quan chứng thực phải lưu lại một bản sao trong một thời gian nhất định, sau khi hết thời hạn lưu trữ phải làm thủ tục tiêu hủy tuy tốn kém thời gian, tiền bạc nhưng việc lưu trữ này là cần thiết. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì cơ quan chức năng có điều kiện đối chiếu, xác minh trong hồ sơ lưu tại cơ quan chứng thực. Nếu không lưu lại thì không thể kiểm chứng được. Việc lưu trữ này không chỉ ở nước ta mà tại các nước đều thực hiện. Dù các nước có hệ thống lưu trữ điện tử hiện đại hơn ở VN nhưng việc lưu trữ hồ sơ giấy vẫn phải thực hiện song song. Theo quy định, đối với các bản sao lưu tại phường, xã, thị trấn thì cơ quan chứng thực không thu phí chứng thực bản sao lưu này. Tuy nhiên, đúng là vấn đề lưu trữ hồ sơ thuộc về trách nhiệm của cơ quan chức năng nhưng thực tế người dân lại là người phải tốn khoản tiền photo cho bản lưu này nên họ có tâm lý không thoải mái. Nhưng nếu buộc các phường, xã, thị trấn vừa tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, bản sao mà lại phải tự đi photo hồ sơ để lưu trữ thì cũng khó, bởi như vậy khiến thời gian chờ đợi của người dân lâu hơn mà phường xã không có nhân lực để thực hiện việc này. Thời gian tới, Sở Tư pháp sẽ nghiên cứu để kiến nghị giải pháp thuận tiện hơn cho cả cơ quan nhà nước và người dân trong việc lưu hồ sơ này. C.MAI ghi |
Đăng ký tại đây
Bình luận hay