Văn hóa email

Những công việc này buộc tôi phải sử dụng email hằng ngày để gửi tài liệu, trả lời thư cho sinh viên, học viên cũng như gửi bài viết và hỏi “tình trạng“của bài viết sau khi đã gửi...

Tôi luôn khuyến khích sinh viên và học viên mạnh dạn trong trao đổi, hỏi đáp và thậm chí là góp ý, phê bình người dạy. Vì vậy sau mỗi buổi học, mỗi khóa học, tôi thường nhận được nhiều email. Mặc dù người gửi thư đến viết còn lủng củng, trình bày không rõ ràng, hoặc không nêu tên nhưng tất cả thư này đều được tôi hồi âm và giải đáp cặn kẽ, cũng như chia sẻ những gì mình có, mình biết. Sau những hồi âm như vậy và kèm theo lời hỏi thăm tên, khóa học, ngành học để có thể dễ dàng tư vấn hơn, hoặc nhắc nhở nhẹ nhàng. Với những thư không đầu không đuôi tôi thường không nhận được thư hồi âm tiếp theo. Có lẽ, khi đã đạt được mục đích thì mọi việc tiếp theo không cần phải thực hiện?

Bên cạnh đó, nhiều người muốn biết thêm thông tin được trình bày trong bài viết nhưng viết thư kiểu ra lệnh như: cần gấp, phải trả lời nhanh... Nhưng sau khi tôi hồi âm thì lại không một dòng phản hồi. Có lẽ khi nào cần thì giục, và được việc rồi thì thôi?

Với báo chí thì tôi cũng thường nhận được rất nhiều sự im lặng sau mỗi lần gửi bài viết. Vì vậy tôi không biết bài viết có được đăng hay không và phải mất nhiều thời gian để chờ đợi. Đến lúc không thể chờ đợi được nữa, tôi phải viết thư hỏi về bài viết đã gửi để còn biết đường mà tính nhưng vẫn không nhận được hồi âm gì. Tôi cũng rất mệt mỏi khi phải chờ đợi hồi âm sau khi gửi bài cho các tạp chí chuyên ngành. Thật không biết phải làm thế nào và đôi khi còn gặp rắc rối nếu như chờ hoài không thấy bài viết của mình được đăng, nhưng khi gửi đến tạp chí khác thì có lúc cả hai cùng đăng vào một thời điểm.

Kỹ năng trình bày email không phải là quá cao siêu và qua cách hành xử ấy, phần nào cũng thể hiện văn hóa hoặc tấm chân tình của người gửi - nhận.