Phát triển sự nghiệp từ vị trí lễ tân

Phóng to

Có nhiều hướng phát triển sự nghiệp từ vị trí lễ tân - Ảnh: stockphotos.sk

Xin hỏi, với những kinh nghiệm có được ở vị trí lễ tân, tôi có thể phát triển công việc của tôi như thế nào (ở vị trí nào, cần thêm những kỹ năng nào)?

(Le Hung)

- Chào bạn. Mỗi công việc đều cho chúng ta những kỹ năng và kinh nghiệm để có thể phát triển bản thân. Với công việc lễ tân, bạn cũng có thể rèn luyện cho mình kỹ năng giao tiếp trực tiếp, kỹ năng trả lời điện thoại, phân bổ và sắp xếp công việc…

Đó đều là những kinh nghiệm quý giá để bạn có thể tìm thêm những cơ hội công việc khác cho mình. Tuy nhiên, nếu bạn lựa chọn phát triển một công việc ở một lĩnh vực khác, bạn phải đầu tư thời gian cho việc bồi dưỡng thêm kiến thức và kỹ năng chuyên môn.

Dưới đây là một số công việc gợi ý của tôi mà bạn có thể tham khảo:

Một thuận lợi cho công tác tuyển dụng trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng là yêu cầu đối với ứng viên không quá phức tạp. Chẳng hạn, yêu cầu công việc cho vị trí này thường:

- Nam hoặc nữ, 20-30 tuổi, tốt nghiệp từ trung cấp trở lên, không giới hạn ngành nghề, không yêu cầu kinh nghiệm. Quan trọng là có giọng nói chuẩn, không nói giọng địa phương, có khả năng giao tiếp tốt;

- Khả năng tiếp nhận thông tin, xử lý vấn đề phát sinh linh hoạt;

- Biết sử dụng tin học văn phòng cơ bản.

Với công việc này, tùy từng mô hình kinh doanh cũng như loại hình doanh nghiệp, bạn có thể được đào tạo thêm kiến thức đặc thù của ngành. Ngoài ra, bạn có thể học thêm các khóa đào tạo ngắn hạn tại các trung tâm để bổ sung vốn kiến thức, bổ trợ hiệu quả cho nghề nghiệp của mình.

Công việc hành chính cần hiểu biết và phải làm các công việc sau:

- Sử dụng được các loại thiết bị văn phòng (fax, photo, điện thoại...);

- Am hiểu pháp luật cơ bản;

- Ngoại ngữ, vi tính văn phòng;

- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;

- Duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động trong công ty;

- Quản lý tài sản và một số công tác: phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động; công tác bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường, an toàn, vệ sinh lao động…

Người làm công việc quản trị nhân sự cần phải biết tính định mức tiền lương, sơ cấp kế toán, các luật bảo hiểm, bảo hiểm xã hội, y tế, biết sử dụng con người vào công việc thích hợp, nghệ thuật dùng người.

Tuy nhiên, đối với vị trí này, nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên tốt nghiệp chuyên ngành liên quan (quản trị nguồn nhân lực, luật…), có kinh nghiệm làm việc cùng vị trí. Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng yêu cầu những đức tính cần có như: cẩn thận, chu đáo, trách nhiệm, thái độ đúng mực, tự tin và tạo được sự tin cậy.

Nếu bạn yêu thích và muốn thử sức công việc này, bạn nên tìm học những khóa đào tạo nhân sự ngắn hạn hoặc học liên thông, cao học.

Nghiệp vụ thư ký khá rộng, ngoài các nghiệp vụ thông thường, người thư ký còn phải có kiến thức cơ bản bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, tổng hợp và quản trị. Các kiến thức này được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể, trong đó quan trọng nhất là xử lý thư tín, giao dịch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi.

Không những thế, thư ký còn đại diện cho giám đốc, là người làm việc với các công ty tài chính, ngân hàng, bảo hiểm... Đôi khi thư ký cũng phải gặp gỡ các luật sư, làm việc với tòa án để giải quyết những vụ việc thay cho nhà quản lý cấp cao.

Yêu cầu cho vị trí này cũng khá cao, thường bạn phải đáp ứng một số yêu cầu cơ bản như:

- Ngoại hình; có phong cách lịch thiệp, chuyên nghiệp; có khả năng giao tiếp, thương lượng tốt;

- Khả năng đánh máy và tốc ký tốt;

- Tin học văn phòng: xử lý văn bản, xử lý dữ liệu;

- Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp;

- Sử dụng thành thạo điện thoại, fax, Internet;

- Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng;

- Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh;

- Thành thạo ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh.

Hiện nay, các khóa đào tạo trợ lý, thư ký chuyên nghiệp đáp ứng khá tốt về kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng cần có cho vị trí này. Bạn có thể tìm hiểu và đăng ký học ở Trường ĐH Kinh tế, Trung tâm Đào tạo trợ lý TGĐ Pioneer...

Do đặc thù các ngành khác nhau, bạn cần hết sức cẩn trọng trong việc lựa chọn cho mình một công việc phù hợp với khả năng và đam mê của bản thân. Việc rẽ ngang sẽ làm cho bạn không có được nhiều lợi thế cạnh tranh so với các ứng viên khác, nhưng tôi tin với sự quyết tâm thay đổi, học hỏi và tinh thần cầu tiến, bạn sẽ chọn được cho mình con đường đi phù hợp nhất.

Chúc bạn thành công!