Mỗi tuần họp một lần là đủ

"Tôi rất đồng tình ý tưởng cắt giảm họp của chính quyền TP.HCM nhằm giúp cán bộ có nhiều thời gian làm việc hơn, người dân cũng sẽ được lợi từ điều đó.

Lúc đến VN, tôi làm chuyên viên tư vấn trong ngành hải sản và từng được tham dự nhiều cuộc hội nghị trong ngành. Nhưng có nhiều cuộc họp mà ở đó những người tham gia đều dành thời gian để... nói về họ.

Thậm chí nhiều lần tôi hỏi người phiên dịch của tôi: Họ đang nói gì? Cô ấy đáp: Không có gì quan trọng cả.

Theo tôi thì chừng một tuần/lần là đủ bởi hầu hết mọi thứ đều có thể được bàn luận qua email.

Nhưng đây không phải là chuyện chỉ có ở VN.

Tôi từng tham dự các cuộc họp của Ủy ban Nghề cá châu Âu ở Brussels, nơi một nửa số người tham gia ngủ gật, thậm chí còn ngáy to vì quá... chán. Mọi người đọc những thông báo chung chung mà nhiều phần trong đó chẳng liên quan gì đến những vấn đề đang bàn cãi.

Từ đây, tôi nghĩ rằng chúng ta cần một nền "văn hóa họp hành" theo kiểu: ngắn gọn, đi vào trọng tâm, khách mời được phát các bài tóm tắt.

Ngoài ra, người chủ trì cuộc họp cũng cần phải dừng những người phát biểu lan man lại. Và điều quan trọng là không phải lúc nào cũng cần họp, theo tôi thì chừng một tuần/lần là đủ bởi hầu hết mọi thứ đều có thể được bàn luận qua email.

Nếu phải họp, cuộc họp cũng không nên kéo dài hơn một giờ. Hãy nhớ rằng công việc thực sự không được thực hiện trong các cuộc họp, mà là trước và sau đó.

Vì vậy trước khi đi họp, người tham dự cần chuẩn bị ý tưởng đã tìm hiểu kỹ càng để trình bày. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả cuộc họp".